הסימן הראשון הוא חוסר ודאות
אם כדי לדעת מי פנה צריך לבדוק מייל, וואטסאפ וגיליון נפרד, כבר קשה לנהל את התהליך. שאלו: האם אפשר לראות עכשיו למי עדיין לא חזרנו? האם ברור מי מטפל בכל פנייה?
מגדירים תהליך לפני מערכת
רשמו מה צריך לקרות מהרגע שפנייה נכנסת ועד לסגירה. התחילו בשדות ובסטטוסים שמשרתים את העבודה היומית; אפשר להרחיב אחרי שמבינים מה חסר.
מערכת טובה לא צריכה להוסיף עוד עבודה. היא צריכה לאפשר לכל מי שמטפל בפנייה לדעת מה כבר קרה ומה הפעולה הבאה.
בוחרים נקודת התחלה
אם נפח הפניות קטן, אפשר להתחיל בלוח פשוט עם תזכורות. אם כמה אנשים מטפלים בפניות או שהמידע זורם בין אתר, חנות ושירות לקוחות, כדאי לחבר את כל התחנות כדי לצמצם העתקה ידנית.
מה כדאי לבדוק בעסק?
פניות נעלמות בין ערוצים
אין תמונת מצב של פניות פתוחות
כמה אנשים מטפלים באותו לקוח
מידע מועתק שוב ושוב בין כלים
לכל המאמרים